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Funktionen

Alle Funktionen, gegliedert nach deinem Workflow

Vom Auftragseingang bis zur Abrechnung: Oktovera begleitet jedes Projekt durch die fünf Phasen deines Beratungsalltags. Effizient, schnell, gebündelt.

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Die fünf Phasen ansehen

Die komplette Tour: ein echtes Projekt von Auftrag bis Abrechnung, in gut fünf Minuten.

Der Workflow

Fünf Phasen: von Auftrag bis Abrechnung

Oktovera in Aktion: Wir veranschaulichen dir einen typischen Projektablauf anhand eines Fenstertausches.

Phase 1

Auftrag

  • Erstkontakt, Anlegen von Kunden- und Liegenschaftsdaten, Zieldefinition und Projektaufbau.
  • Nach der Beauftragung holst du die Kundeninformationen für die BEG mit einem Formular über das Kunden-Portal ein. Die vom Kunden eingegebenen Daten übernimmst du direkt in deine Stammdaten und bist immer auf dem neuesten Stand.
Kundenliste in Oktovera mit Stammdaten, Ansprechpartnern und Projekten
Phase 2

Projekt

  • Der Kunde stellt das Angebot des Fachunternehmers zur Verfügung, mit dem Angebotstool werden die förderfähigen Kosten bestimmt.
  • Der Förderantrag wird gestellt, der Zuwendungsbescheid mit unserer KI geprüft. Es geht nichts verloren.
Ansicht „Aufgaben & Fristen“ in Oktovera mit den Gruppen Überfällig und Heute
Phase 3

Dokumentation

  • Es folgt die Objektbegehung mit Fotos, die du im Anschluss direkt über das Berichtstool in einen Begehungsbericht mit Beschreibung umwandelst. Der luftdichte Anschluss der Fenster ist dokumentiert, Fehlstellen sind im Bericht beschrieben. Innerhalb von 5 Minuten ist der Bericht fertig und dem Kunden über das Kunden-Portal zur Verfügung gestellt. Zeit für einen Kaffee und einen Anruf zuhause.
  • Nachweisdokumente werden im Projekt hinterlegt und zugeordnet, wenn notwendig auch mit Versionierung. So gleichst du Sanierung und Planung laufend ab.
Dokumentenakte eines Projekts in Oktovera
Phase 4

Kommunikation

  • Nachdem die Maßnahme umgesetzt wurde und der Kunde die Rechnungen und Fachunternehmererklärungen im Kunden-Portal bereitgestellt hat, werden die Rechnungen auf Förderfähigkeit geprüft: Anschrift, Rechnungssteller, Rechnungsdatum, Positionen, Skonto.
  • Nachweise, Fachunternehmererklärungen und Bauteilberechnungen werden im Kunden-Portal bereitgestellt.
Kunden-Portal von Oktovera aus Sicht des Bauherrn
Phase 5

Abrechnung

  • Da alle Aufgaben mit einem Timer oder über manuelle Eingaben erfasst wurden, ist die Rechnung schnell erstellt.
  • Alle benötigten Informationen kopierst du per Mausklick und überträgst sie in die Eingabemaske des Fördermittelgebers. Einfach. Schnell. Gut dokumentiert.
  • Der Verwendungsnachweis wird eingereicht, der Festsetzungsbescheid geprüft.
  • Nachdem das Projekt archiviert wurde, ist wieder Luft und Raum für neue Projekte.
Zeit und Budget eines Projekts in Oktovera mit Buchungsjournal

Alle Funktionen im Überblick

Alles in einer Anwendung, statt verteilt über Excel, E-Mail-Anhänge und Zuruf.

Projekte & Kunden­management

Zentrale Verwaltung aller Kunden, Liegenschaften und Projekte. Behalte stets den Überblick über Fristen und Eskalationsstufen.

Kunden-Portal

Ein eigener Self-Service-Bereich für Bauherren zum einfachen Upload von Unterlagen, Rechnungen und Fotos.

Kunden-Portal als digitale Gebäudeakte

Das Kunden-Portal fungiert wie deine digitale Gebäudeakte, in der sämtliche Objektinformationen übersichtlich und zentral abgelegt sind.

Vereinfachte Kundendaten-Einholung

Die Einholung aller relevanten Kundendaten wird mit Oktovera spielend einfach und erfordert nur noch minimalen Aufwand.

DMS, Akten & KI

Kontextbezogener Dateispeicher mit automatisierter Texterkennung (KI) für Rechnungen und strukturierte Adressdaten. So fallen selbst kleinste Unstimmigkeiten auf. Belastbar dokumentiert.

Flexibel anpassbare und eigene Vorlagen

Nutze flexibel anpassbare Vorlagen oder erstelle ganz einfach eigene Vorlagen nach deinen Wünschen, um bei jedem Projekt enorm viel Zeit zu sparen.

Flexibler PDF-Export als Universallösung

Sollte ein Kunde das Kunden-Portal einmal nicht nutzen wollen, werden alle Berichte automatisch als PDF exportiert. So bietet Oktovera für jeden Fall die passende Lösung.

Daten­kompatibilität

Oktovera ist mit gängigen Formaten (z. B. CSV) kompatibel, damit du Daten für Kunden, Liegenschaften und Projekte einfach importieren kannst.

Zeiterfassung & Honorare

Gebuchte Stunden je Projekt, Honorarverfolgung und Auswertungen sind jederzeit einsehbar.

Automatische Berichtsfunktion

Lade einfach deine Fotos hoch und erstelle mit deinen Vorlagen zum Beispiel Begehungsberichte. Einfach so, Dokumentationspflicht erfüllt.

Automatischer Datenabgleich im Kunden-Portal

Sobald dein Kunde neue Daten im Portal hinterlegt, werden die Stammdaten automatisch abgeglichen und in deiner Datenbank aktualisiert.

Automatische Förderfähigkeits­prüfung

Mit der KI-gestützten Angebots- und Rechnungsprüfung werden Empfänger, Investitionsstandort und förderfähige Kosten geprüft und dokumentiert. So ersetzt du deine Excel-Tabellen!

Fristen & Eskalationen

BEG-EM- und KfW-Fristen im Blick, mit Eskalationsstufen und automatischen Benachrichtigungen, bevor es eng wird.

Lückenlose und nachweisbare Dokumentation

Dank der nachweisbar lückenlosen Dokumentation hast du jederzeit alles im Blick und es kann dir nichts mehr durchrutschen.

Solo oder im Team

Oktovera eignet sich für Einzelberater und Teams. Mit Rollen- und Rechteverwaltung behältst du die Kontrolle über alle Zugriffe.

Und außerdem

Funktionen, die in jeder Phase mitlaufen.

  • Benachrichtigungen über neue Uploads und fällige Aufgaben
  • Globale Suche über Kunden, Projekte und Dokumente (Strg + K)
  • Bibliothek für Mustervorlagen und wiederkehrende Dokumente
  • Mobil optimiert, auch auf der Baustelle nutzbar
  • Rollen- und Rechteverwaltung für alle Zugriffe
  • Audit-Logs: nachvollziehbar, wer was geändert hat
  • Datenexport jederzeit: alle Projekte, Dokumente, Kontakte
Aufgabenliste von Oktovera auf dem Smartphone
Projektansicht von Oktovera auf dem Smartphone

Solo oder im Team

Oktovera wächst mit: vom Einzelbüro bis zum Beraterteam mit Rollen- und Rechteverwaltung.

Für Einzelberater

Du arbeitest allein? Dann ist Oktovera dein Büro-Rückgrat: alle Projekte, Fristen und Dokumente an einem Ort, Zeiterfassung nebenbei, Kunden-Portal statt E-Mail-Chaos. Keine Funktionen, die du nicht brauchst.

Für Teams

Aufgaben zuweisen, Zuständigkeiten regeln, Zugriffe steuern: Mit Rollen und Rechten arbeitet dein Team am selben Projektstand, vom Büro bis zur Baustelle. Zentralisiert und ohne Versionswirrwarr.

Überzeug dich selbst

Teste alle Funktionen kostenlos und risikofrei mit deinen echten Projekten: Deine Daten kannst du jederzeit exportieren.

Keine Kreditkarte nötig · Datenexport jederzeit · Kündigung monatlich

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